A falta de gestão eficiente de documentos faz com que empresas e órgãos públicos desperdicem, em média, um mês por ano apenas procurando informações mal armazenadas. O impacto também se reflete no dia a dia dos colaboradores, que chegam a gastar até duas horas diárias tentando localizar contratos, notas fiscais, guias e e-mails perdidos.
O levantamento, realizado pela PwC em parceria com o Radicati Group, evidencia como a desorganização documental compromete a produtividade e gera prejuízos operacionais. Além da ineficiência, a má gestão de arquivos pode resultar em custos extras e problemas de conformidade com legislações como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Segundo a Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documento (ABGD), um documento se perde dentro das empresas a cada 12 segundos, levando a retrabalho e dificuldades na governança da informação.
Digitalização e Segurança da Informação
A digitalização de documentos físicos não apenas agiliza a recuperação de informações, mas também centraliza dados em plataformas seguras, protegidas por criptografia e controle de acesso. Isso reduz o risco de vazamentos e incidentes de segurança, prevenindo problemas legais e operacionais.
Ao contrário dos arquivos físicos, sujeitos a extravio, deterioração ou acessos indevidos, os documentos digitais contam com tecnologias avançadas, como autenticação em múltiplos fatores e armazenamento criptografado.
“Recomendamos que as organizações adotem uma estratégia completa, que envolva a digitalização e a gestão eficiente do ciclo de vida dos documentos. Desde a implementação de políticas de governança até o uso de plataformas seguras, esse processo melhora a segurança e a acessibilidade das informações”, explica Fabiano Carvalho, especialista em transformação digital e CEO da Doc Security.
Segundo ele, a adoção de processos estruturados na gestão documental representa um diferencial estratégico, garantindo conformidade, produtividade e eficiência.
Sobre a Doc Security
Há mais de 12 anos no mercado, a Doc Security é referência em soluções de gestão documental, oferecendo tecnologias para armazenamento e processamento de acervos físicos e digitais em instituições públicas e privadas.
